Die Masse an Produktdaten, die ein Unternehmen verarbeiten muss, wächst zunehmend – sowie die Anforderungen, die an diese gestellt werden. Entsprechende IT-Lösungen für die effiziente Verwaltung der Daten gibt es viele auf dem Markt. Doch welche erlaubt das bestmögliche Produktdatenmanagement? Welches PIM-System eignet sich am ehesten für das eigene Unternehmen und für zukünftige Herausforderungen?
Tipps für den perfekten PIM-Anforderungskatalog: So gelingt die Entscheidung für das richtige PIM!
Um diese Fragen beantworten zu können, müssen sich Unternehmen genau überlegen, was sie von einer Software erwarten – und dafür im ersten Schritt die bestehende Systemlandschaft sowie die darin stattfindenden Prozesse analysieren und im Anschluss einen entsprechenden PIM-Anforderungskatalog erstellen. Diesen Katalog senden sie anschließend zum Ausfüllen an Softwarehäuser oder spezialisierte Systemintegratoren, um so am Ende aus den vielen Anbietern die passende Lösung auswählen zu können. Doch was muss ein solcher Anforderungskatalog enthalten? Wie sollte er aufgebaut sein und welche Fehler sollte man unbedingt vermeiden? Das zeigt SDZeCOM, Systemarchitekt und Systemintegrator für (Produkt-) Datenmanagement, in der folgenden Tipp-Liste.
Entscheidung für das richtige PIM: Beschreiben Sie Anforderungen so, dass sie mit Ja/Nein beantwortet werden können
„Besitzt Ihre Lösung eine Rechtschreibprüfung?“, „Verfügt Ihre Software über Reporting-Funktionen?“: Das sind klar formulierte Fragen, die Unternehmen einfach mit „Ja“ oder „Nein“ beantworten können. Ihr Anforderungskatalog sollte leicht verständlich und somit schnell auszufüllen sein und die Fragen möglichst wenig Interpretationsspielraum lassen.
Entscheidung für das richtige PIM: Richten Sie eine Skala ein, die preisgibt, wie gut eine Anforderung erfüllt wird
Nicht nur die Funktionen einer Software per se sollten für Sie von Bedeutung sein, sondern auch deren qualitative Ausprägung, also wie sehr die einzelnen Funktionen einer Lösung die Anforderungen tatsächlich erfüllen. Geben Sie dafür in Ihrem Anforderungskatalog eine Skala an, zum Beispiel von 1 (wenig) bis 5 (sehr), auf der Unternehmen die entsprechende Ausprägung ankreuzen müssen.
Entscheidung für das richtige PIM: Teilen Sie den Katalog in unterschiedliche organisatorische Bereiche auf
Stellen Sie Ihre Fragen an eine Lösung für die eigene Übersicht am besten in unterschiedlichen Kategorien auf, zum Beispiel in „Datenstruktur“, „Reporting“, „Import und Export“ etc. Dieser modulare Aufbau bietet Ihnen am Ende auch den Vorteil, dass Sie die Bereiche nach Relevanz ordnen und gewichten können.
Entscheidung für das richtige PIM: Berücksichtigen Sie alle Abteilungen und Prozesse bei Erstellung des Katalogs
Wenn Sie ein neues PIM implementieren wollen, dann berücksichtigen Sie alle Prozesse, die Sie damit abdecken und unterstützen möchten. Das bedeutet auch, dass alle Abteilungen und ggf. Standorte eines Unternehmens zu beachten sind, die am Prozess des Datenmanagement beteiligt sind. Nur so werden Sie einen vollständigen Anforderungskatalog erstellen können, der am Ende auch alle Anforderungen tatsächlich abdeckt.
Entscheidung für das richtige PIM: Formulieren Sie Ihre Anforderungen lösungsneutral
Achten Sie darauf, dass Sie neben der klaren Formulierung der Anforderungen lösungsneutral bleiben. Denken Sie also dabei nicht an eine potentielle Software. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass Sie indirekt vorgeben, welche Lösung Ihnen am besten gefällt – was die Antworten der Unternehmen beeinflussen könnte – und eventuell verpassen Sie dann einen guten Lösungsansatz.
Entscheidung für das richtige PIM: Denken Sie in Use Cases und nicht in Einzelfunktionen
So begeistert Sie von einer Funktion sind, beachten Sie, dass Sie diese auch anwenden können müssen. Sie benötigen ein System, das Ihre Anforderungen erfüllt, und nicht einfach nur beeindruckende Funktionen. Daher sollten Sie zuerst Use Cases – also Szenarien – definieren, die Ihren Arbeitsabläufen entsprechen. Im Gegensatz zu einer reinen Wunschauflistung nach einzelnen Funktionen sorgen Use Cases dafür, dass Anbieter Ihre Anforderungen verstehen – und Sie am Ende das richtige PIM finden.
Entscheidung für das richtige PIM: Bleiben Sie realistisch
Es gibt unzählige Produkte und Funktionen im Bereich PIM. Jedoch sollten Sie sich darauf konzentrieren, was Sie bei einer Lösung wirklich brauchen, und sich nicht in unrealistischen Anforderungen verlieren – damit treiben Sie sonst das Budget in die Höhe.
Entscheidung für das richtige PIM: Bauen Sie die Liste so auf, dass sie als Leitfaden in einer Präsentation genutzt werden kann
Denken Sie voraus: Sollten Sie einige Lösungen in die engere Wahl nehmen, können die Anbieter, die sich in einer Präsentation näher vorstellen, im Idealfall den Anforderungskatalog als Basis nehmen. Das ist auch für Sie von Vorteil, indem Sie gezielte Rückfragen zu bestimmten Bereichen (siehe Punkt 3) stellen können.
Entscheidung für das richtige PIM: Berücksichtigen Sie auch die Ergonomie und die Nutzerfreundlichkeit der Software
Sei eine Lösung noch so leistungsstark und „gefragt“: Verständlichkeit und Nutzerfreundlichkeit sollten oberste Priorität haben. Auch wenn eine Lösung all Ihre Anforderungen erfüllt: Sie muss gut zu bedienen sein, sonst wird sie nicht von Ihren Mitarbeitern akzeptiert.
