Redaktionsbeitrag

ProfitSystem – Service in Homeofficezeiten

Veröffentlicht am 25.05.2020

Die merkarion GmbH aus Dortmund arbeitet seit Mitte März 2020 komplett im Homeoffice. Es soll als solidarische Maßnahme in der Corona-Krise verstanden werden und dient dem Schutz aller Mitarbeiter und deren Familien. Im folgenden Zwischenbericht erläutert das Unternehmen seine Erfahrungen in diesen ungewöhnlichen Zeiten.

ProfitSystem – Service in Homeofficezeiten

Wie schwer fiel die Umstellung auf das häuslich eingerichtete Büro?

Als fortschrittliches IT-Unternehmen stellt diese Maßnahme das Unternehmen aus technischer Sicht vor keine besonderen Herausforderungen. Unsere Mitarbeiter arbeiten nun mit Notebook/Tablet und Headset im Homeoffice – Ausrüstungsgegenstände, über die jeder schon im Vorfeld verfügt hat. Für Meetings untereinander oder mit den Kunden steht uns das Tool Microsoft Teams zur Verfügung. Im Bereich der Kundenkommunikation haben wir bereits im letzten Jahr umfangreiche Umstellungen vorgenommen und u.a. ein Kundenportal eingerichtet. Erwähnenswert ist hier sicherlich noch, dass die technischen Voraussetzungen nicht alles sind, was zum Meistern dieser Krise beiträgt. Vielmehr ist hier auch das Engagement jedes einzelnen Mitarbeiters und dessen Zielstrebigkeit von Bedeutung. Bei merkarion können wir uns zu 100 % auf das gesamte Team verlassen, so dass die Umstellung binnen kürzester Zeit ohne große Reibungsverluste zu realisieren war.

Peter Adler, geschäftsführender Gesellschafter der merkarion GmbH

Welche Vorteile bietet das Kundenportal von merkarion?

Das Kundenportal „Service Desk“ hat sich bereits im Vorfeld als ersten Kommunikationsweg zwischen Kunden und Mitarbeitern etabliert. In einem rollierenden System beantwortet ein Team aus Projektleitern und Entwicklern die Anfragen der Kunden. Der Status der Bearbeitung ist dabei transparent für den Kunden ersichtlich. Parallel findet der Kunde im Kundenportal auch eine Wissensdatenbank, die ihm eine Hilfe zur Selbsthilfe bietet. Ein Vorteil, der besonders in diesen außergewöhnlichen Zeiten hervorsticht.

Stefan Welz, geschäftsführender Gesellschafter der merkarion GmbH

Welche Kommunikationswege stehen den Kunden noch zur Verfügung?

Bis auf einen persönlichen Besuch können die Kunden die merkarion GmbH auf den bekannten Kanälen erreichen. Das Ticketsystem, die E-Mail-Anbindung und auch die Telefonanlage stehen in der gewohnten Form zur Verfügung. Durch die bereits umgesetzte Umstellung der Telefonanlage auf IP-Telefonie, können die bekannten Bürorufnummern einfach auf das Homeoffice weitergeleitet werden. Für den Kunden entstehen dabei keinerlei Umstände, da die Ansprechpartner jederzeit und egal an welchem Ort unter der bekannten Rufnummer erreichbar sind. Schulungen und Präsentationen werden von der merkarion GmbH als Web-Konferenz angeboten.

Wie hat sich die interne Kommunikation durch die Krise verändert?

Die Arbeitsatmosphäre bei merkarion ist geprägt durch ein starkes Team-Gefühl. Damit dieses auch in Homeoffice-Zeiten erhalten bleibt, haben unsere Mitarbeiter unseren täglichen Plausch in der Kaffeeküche als ein Meeting in Microsoft Teams eingerichtet. Zweimal am Tag gibt es hier die Möglichkeit, alle Kolleginnen und Kollegen bei einer virtuellen Kaffeerunde zu sehen und mit ihnen in Kontakt zu bleiben. Dennoch freut sich sicherlich jeder auf ein persönliches Wiedersehen im Team.

Welche Software unterstützt Sie ganz besonders in der Krise?

Unsere Vertriebssteuerungssoftware ProfitSystem erweist sich in dieser Zeit als perfektes Werkzeug: Das CRM-System wurde eigens entwickelt, um den Außendienst mit dem Innendienst zu verbinden, Arbeitsprozesse transparenter darzustellen und zu digitalisieren.

Durch das Vernetzen vieler Mitarbeiter via ProfitSystem sind kaum persönliche Berührungspunkte von Nöten – was das Einhalten der Kontaktverbote erleichtert. Zudem bietet die Software mit vielen Komfortfunktionen, wie den Versand von Serienanschreiben oder der Analysefunktion, die Möglichkeit den Kunden weiterhin im Blick zu haben und dadurch gut betreuen zu können. Unsere Mitarbeiter schätzen an ProfitSystem auch die Nachvollziehbarkeit von getätigten Arbeitsschritten und die Terminplanung mit der Kalenderfunktion. Auf diese Weise unterstützt ProfitSystem den bei merkarion herrschenden Teamgedanken zusätzlich.

Beeinträchtigt die Corona-Krise die Weiterentwicklung von ProfitSystem oder das Kundengeschäft?

Die stetige Weiterentwicklung der Software ist auch in dieser Zeit sichergestellt, da die Tätigkeit im Homeoffice das merkarion-Team nur im geringen Maße beeinträchtigt. Unsere Bestandskunden können auf den gewohnten Service von merkarion zählen. Aber auch die Betreuung unserer Neukunden ist jederzeit im vollen Umfang gewährleistet, da die Einführung und Schulung von ProfitSystem als Web-Konferenz via Microsoft Teams einfach durchgeführt werden kann und persönliche Kontakte nicht unbedingt notwendig sind.

Welche positiven Auswirkungen sehen Sie in der Krise?

Ein Großteil der Unternehmen muss sich nun Gedanken über die stiefmütterlich behandelte Digitalisierung im eigenen Hause machen. Viele unserer Kunden haben bereits erkannt, dass durch die Flexibilität von ProfitSystem und die Erfahrung des merkarion-Teams nun viele Arbeitsprozesse zügig digitalisiert oder sogar automatisiert werden können. Das erleichtert die tägliche Arbeit nicht nur in dieser Krisenzeit, sondern birgt auch Potential für die Zeit danach.