Fit für SEPA 3.0: Passt Ihr Format?

Ab 21. November 2016 tritt „SEPA 3.0“ in Kraft. Nachdem SEPA (Single Euro Payments Area) die länderspezifischen Bankleitzahlen und Kontonummern abgelöst hat, plant die deutsche Kreditwirtschaft nun konsequent weitere Anpassungen. Die Version SEPA 3.0 zur Spezifikation der Datenformate für den SEPA Zahlungsverkehr bringt insbesondere Veränderungen für das Lastschriftverfahren.

Fit für SEPA 3.0: Passt Ihr Format? – Informationen und Tipps zur Umstellung von proALPHA

Auf dem SEPA-Datenformat basiert fast der gesamte europäische Zahlungsverkehr – allen voran Lastschriften und Überweisungen. Mit der Markteinführung von SEPA 3.0 neigt sich die Laufzeit älterer Formate ihrem Ende zu: Die Formate 2.5 bis 2.9 müssen noch mindestens bis November 2017 akzeptiert werden. Für das Format 2.4 besteht allerdings ab November 2016 kein Annahmezwang. Die Post- und Hypovereinsbank kündigten bereits an, im Zuge der Umstellung dieses Format nicht mehr zu unterstützen.

Für Unternehmen, die noch mit SEPA 2.4 arbeiten, könnte das bedeuten, dass es ab dem 21. November schwierig wird, Lastschriften und Zahlungsaufträge automatisiert auf den Weg zu bringen. Wer SEPA 2.5 oder höher nutzt, hat vorerst nichts zu befürchten.

Was sollten Sie jetzt veranlassen?

Klären Sie zunächst, mit welcher SEPA-Version Sie tatsächlich arbeiten. Überprüfen Sie dazu die Versionsnummern Ihrer Software und informieren Sie sich über die jeweilige Unterstützung der SEPA-Formate.

Die nachfolgende Tabelle zeigt den Zusammenhang zwischen dem PAIN- und SEPA-Format. Der PAIN-Zahlencode verrät, welches SEPA-Format genutzt wird:

Mein System erstellt noch das SEPA 2.4 Format und nun?

Sprechen Sie mit Ihrer Bank, um sicherzustellen, dass SEPA 2.4 auch weiterhin akzeptiert wird. Erfahrungsgemäß gehen die Banken nicht einheitlich bei der Umsetzung von SEPA 3.0 vor. Sie sollten sich aber rechtzeitig mit den jeweiligen Hausbanken in Verbindung setzen. Klären Sie das Datum, ab dem die neue SEPA-Version verbindlich eingesetzt wird. Und lassen Sie sich schriftlich bestätigen, wie lange die Vorgängerversionen noch verwendbar sind. Zudem sollte rechtzeitig angefragt werden, ob Updates in den verwendeten Banking-Programmen (der Hausbank) benötigt werden.

Was müssen Sie tun, wenn Ihre Hausbank das 2.4-Format nicht mehr akzeptiert?

Sorgen Sie in diesem Fall dafür, dass Ihr Zahlungsverkehr rechtzeitig umgestellt wird. Tauschen Sie gemeinsam mit Ihrem Softwareanbieter das alte SEPA-Format aus, damit Ihr Zahlungsverkehr auch künftig reibungslos funktioniert.

Im Überblick: Was ändert sich durch SEPA 3.0?

1. Mit der Version 3.0 zum SEPA-Zahlungsverkehr (DFÜ) erfolgt nun zum 21. November 2016 eine konsequente weitere Anpassung.
2. Das COR1-Verfahren wird wegfallen – CORE übernimmt die Funktionalität von COR1.
3. Ebenfalls entfällt zukünftig die Unterscheidung zwischen Erst- und Folgelastschrift. Die Vorlaufzeit wird somit auf maximal zwei Wochen festgelegt. Der Ausführungstermin darf demnach maximal zwei Wochen nach dem Erstellungsdatum liegen.
4. Mit dem Wechsel wird von nun an die Dateistruktur im PAIN 001-Format unterstützt, statt wie bisher PAIN 003 in Deutschland.
5. Nationale Schecks werden ab dem 21. November 2016 als XML-Daten über das SEPA-Clearingverfahren der Bundesbank ausgetauscht und auf das IBAN-/BIC-Verfahren umgestellt. Alte Schecks mit Kontonummer und BLZ werden weiterhin angenommen und können noch verbraucht werden. Für eine schnelle Bearbeitung wird empfohlen, ab dem 21. November 2016 Schecks nur noch mit IBAN auszustellen. Vor dem Stichtag ist es nicht zulässig, Schecks mit IBAN in Umlauf zu bringen.
6. Die Mandatsreferenz erlaubt mit dem neuen Schema auch Leerzeichen. Dennoch ist zu empfehlen, Leerzeichen in der Mandatsreferenz nicht beim Lastschrifteinzug zu verwenden, da es beim Abgleich von hinterlegten Mandaten oder Mandatsweisungen zu Unstimmigkeiten kommen könnte. Ergänzend zu der Verwendung von Sonderzeichen wird eine Beschränkung von Schrägstrichen eingeführt. Referenznummern und Kennungen dürfen nicht mit Schrägstrich „/“ beginnen oder enden. Zwei Doppelschrägstriche „//“ dürfen nicht verwendet werden.