Artikel: Zeiterfassung in projektorientierten Unternehmen: Workflow-Optimierung durch Einsatz innovativer Softwarelösungen

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Die wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungssoftware für projektorientierte Unternehmen

Fasst man also die oben genannten Besonderheiten der Zeiterfassung zusammen, so ergeben sich daraus die folgenden Anforderungen an eine Zeiterfassung für projektorientierte Unternehmen:

Modularität

Eine Zeiterfassungssoftware, die sich ausschließlich darauf beschränkt Stunden und Minuten zu erfassen, macht im Projektgeschäft wenig Sinn. Sinnvoller ist es, wenn die Software zusätzliche Module anbietet, mit denen weitere Funktionalitäten ergänzt werden können. An erster Stelle steht dabei die Funktion, direkt aus der Zeiterfassung auch die Abrechnung der Projektzeiten abzuwickeln. Weitere sinnvolle Erweiterungen sind Funktionen für die Reisekostenabrechnung, die Urlaubsplanung und Integration in die Finanzbuchhaltung.

Mobilität

Der zweite wichtige Aspekt für die Auswahl einer Zeiterfassungssoftware für das Projektgeschäft ist die Mobilität. Es macht eben einen Unterschied, ob Zeiten eines Mitarbeiters erfasst werden sollen, der die meiste Zeit an seinem Arbeitsplatz im Büro verbringt oder im Auto, in der Bahn, im Flugzeug oder vor Ort beim Kunden. Aus diesem Grund ist es wichtig, dem Mitarbeiter ein Tool an die Hand zu geben, das ihn unabhängig von seinem Aufenthaltsort dabei unterstützt, seine Zeiten zu erfassen. Damit wird diese Aufgabe auch nicht länger zum „lästigen Übel“, sondern ist mit wenigen Handgriffen erledigt.

Integration in Projekt-Controlling

Ein zeitnaher, präziser und umfassender Überblick über das laufende Projektgeschäft sowie eine Prognose, wie sich dieses Geschäft weiter entwickeln wird, sind Schlüsselfaktoren für den Erfolg projektorientierter Unternehmen. Art und Umfang der erfassten Projektzeiten sind dabei die wichtigsten Bewertungskriterien. Aus diesem Grund sollten diese Daten auch direkt für das Projekt-Controlling bestehender Projekte sowie die Ressourcenplanung für zukünftige Projekte zur Verfügung stehen und über entsprechende Reporting-Funktionen ausgewertet werden.


Autor: Oliver Lieven, Mitbegründer und Geschäftsführer der provantis IT Solutions GmbH

Oliver Lieven ist Mitbegründer und Geschäftsführer der provantis IT Solutions GmbH

Über provantis IT Solutions:

Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, bran­chenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorien­tierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.

Heute ist ZEP bereits bei mehr als 800 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Weitere Informationen zu ZEP: www.zep.de

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