Experten in Wirtschaft und Politik werden nicht müde, die Notwendigkeit der Digitalisierung zu thematisieren. Grundsätzlich ist damit die Überführung analoger Informationen auf digitale Speichermedien gemeint, was die anschließende elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ob Sie sich selbst an dieser Aufgabe versuchen sollten oder doch lieber einen Dienstleister damit beauftragen, lesen Sie hier.
Weg mit den Altakten – 3 Tipps für frischen Wind im Archiv
Einer der häufigsten Anwendungsfälle betrifft beispielsweise die Archivierung in Unternehmen. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen stellt diese Aufgabe aber häufig ein Schreckgespenst dar, das mit zusätzlichem Aufwand und hohen Kosten in Verbindung gebracht wird.
Allerdings sind die Vorteile und Chancen digitaler Archive nicht zu unterschätzen. Anstelle der langwierigen Suche in verstaubten Aktenordnern sind die Informationen über eine Volltextsuche schnell und einfach, eventuell sogar mobil abrufbar. Die Implementierung von Zugriffs- und Berechtigungsstrukturen hilft dabei, Compliance-Richtlinien einzuführen und umzusetzen. Zudem sind die Daten revisionssicher und damit gesetzeskonform archiviert.
Doch wie überführt man papiergebundene Medien am besten in elektronische Daten? Welche Vorüberlegungen gibt es zu klären?
Grundsätzlich gibt es eine zentrale Entscheidung bezüglich der Digitalisierung von Altakten zu machen: Lohnt es sich, Zeit und Ressourcen (eigene Scanner, Arbeitszeit der Mitarbeiter) selbst bereit zu stellen oder ist es eventuell besser, einen Dienstleister für die Digitalisierung zu beauftragen?
Die folgenden Vorüberlegungen geben einen groben Überblick zur Entscheidungsfindung:
Frage 1: Welche Belegarten befinden sich in meinem Archiv?
Bevor eine Entscheidung hinsichtlich des weiteren Vorgehens getroffen werden kann, sollte eine Beleggutanalyse erfolgen. Welches Papierformat liegt vor? Wie dick sind die Dokumente maximal oder ist es zerknittert? Gibt es farbige Papiere und ist der Text gut lesbar? Welche Belegarten befinden sich im Archiv? Grob geschätzt lässt sich sagen: Je diverser und anspruchsvoller das Beleggut ist, desto eher sollten Profis ans Werk, da sie meist über technisch anspruchsvolle Scanner verfügen, deren Anschaffung sich für gelegentliches Scannen nicht lohnt. Scandienstleister verfügen über mehr Erfahrung mit anspruchsvollem Beleggut und bessere Ausstattung, sodass eine Beauftragung hier günstiger sein kann, als das Scannen selbst zu übernehmen.
Sind jedoch die Ressourcen für das Scannen im eigenen Haus vorhanden und sollen entsprechend auch für künftig eintreffende Dokumente genutzt werden, bietet sich die Einführung einer hochleistungsfähigen Erfassungssoftware mit optimaler Erkennung an. Diese sollte über Schnittstellen zu bestehenden Systemen verfügen um schnell und einfach implementiert werden zu können.
Frage 2: Wie erfolgte bisher der Zugriff auf die Dokumente und wie stellen wir ihn uns künftig vor?
Um zu vermeiden, dass Nutzer übersehen werden oder Anpassungen der neuen Software auf Basis veralteter Strukturen erfolgen, die dann unnötig geändert werden müssen, hilft es, sich einen Überblick über bestehende und angestrebte Prozesse zu verschaffen. Gibt es neue Richtlinien, die umgesetzt werden sollten? Wie sieht die bestehende IT-Infrastruktur aus? Auch die frühzeitige Einbindung der entsprechenden Fachabteilungen kann helfen unnötige Fehler zu vermeiden. Erfahrene IT-Dienstleister stehen hierbei auch beratend zur Seite.
Frage 3: Was sollte bei der Auswahl eines geeigneten Dienstleisters beachtet werden?
Ist die Entscheidung für eine Auslagerung des Scanvorgangs gefallen, gilt es bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters darauf zu achten, dass der Dienstleister auf Grundlage des Bundesdatenschutzgesetzes arbeitet. Das betrifft z.B. die Altaktenentsorgung genauso wie den Umgang mit den Akten während der Erfassung.
So steht einer erfolgreichen Digitalisierung der alten Aktenbestände nichts mehr im Wege.
Über die CTO Balzuweit GmbH:
CTO ist Innovationsführer im Bereich ganzheitlicher ECM-Lösungen. Der Name CTO leitet sich von den Begriffen Content Technology & Organisation ab und steht symbolisch für unsere Fokussierung auf das gesamte Spektrum des Dokumentenmanagements. CTO bietet Kunden Lösungen aus einer Hand: von der Beratung und Projektierung über eine partnerschaftliche Betreuung bis zum Support. Eine eigene Softwareentwicklung ermöglicht dabei auch individuelle Kundenanforderungen abzudecken.
