20.000 – über so viele Dateien verfügt jeder PC-Anwender Schätzungen zufolge im Durchschnitt in den File-Systemen deutscher Unternehmen. DMS-/ECM-Software entwickelt sich rapide, um Unternehmen die Werkzeuge zu geben, mit solch großen Datenmengen umzugehen. Diese Softwaretrends bringen das Datenchaos zur Ordnung:
SoftTrend Studie DMS-/ECM-Software 2020: Content-Systemwelten wachsen zusammen
Der Markt für DMS- bzw. ECM-Software hat sich in den vergangenen Jahren so rasant weiterentwickelt, wie kaum ein anderes Segment im Bereich der Business Software. Viele Disziplinen und Technologien wachsen hier zusammen und bieten Unternehmen ein reichhaltiges Instrumentarium für die Automatisierung und Steuerung der Dokumenten-basierten Arbeitsprozesse im Unternehmen: Künstliche Intelligenz und Machine Learning, Business Intelligence, Workflow-Automation oder Multi-Clouds sind nur einige Themenkomplexe, die heute in ECM-Strategien gebündelt Anwendung finden, um die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und Produktivität entlang der Wertschöpfungskette zu steigern. Das Hamburger Marktforschungs- und Beratungshaus SoftSelect hat im Rahmen seiner aktuellen SoftTrend Studie DMS-/ECM-Software 2020 insgesamt 106 ECM-Lösungen unter die Lupe genommen und gibt Unternehmen eine umfassende Entscheidungshilfe für die eigene Wissens- und Content-Strategie an die Hand.
20.000 – über so viele Dateien verfügt jeder PC-Anwender Schätzungen zufolge im Durchschnitt in den File-Systemen deutscher Unternehmen – Cloud-Speicher, Exchange- oder Sharepoint-Server noch nicht eingerechnet. Lediglich 15 % davon seien relevant, der Rest von unbekanntem Wert, redundant, trivial oder obsolet. Der größte Teil unserer gespeicherten Daten ist zudem älter als zwei Jahre und daher von fraglichem Nutzen. Dass sich die Datenmenge alle zwei bis drei Jahre verdoppelt, schürt die Notwendigkeit von Unternehmen, Ordnung in das Datenchaos zu bringen.
Wachsende Anforderungen an Wissens- und Content-Strategie
Die Arbeitswelt befindet sich mitten in einem fundamentalen Veränderungsprozess, der neue Arbeitsmodelle, neue Formen der Zusammenarbeit und auch veränderte Arbeitsweisen zutage fördert. Die tägliche Nutzung von Mobil- und Cloud-Technologien hat dabei das Anforderungsprofil von Mitarbeitern nachhaltig beeinflusst. ECM- und DMS-Lösungen kommen in diesem Kontext eine wichtige Aufgabe zu, um die Daten, Medien und Dokumente effektiv zu organisieren und in bestehende Prozessketten einzubinden. Die betriebliche Praxis geht jedoch häufig nicht mit den Unternehmenszielen konform: In vielen Unternehmen herrscht bis heute eine Schatten-IT, deren Risiken nur schwer in den Griff zu bekommen sind. So werden betriebliche Dokumente in Ermangelung geeigneter Arbeitsroutinen etwa über private E-Mail Accounts versendet, in der Cloud, auf Mobilgeräten oder auf USB-Sticks gespeichert oder über Filesharing- und Messenger-Dienste geteilt. Diese Vorgehensweisen verstoßen nicht nur gegen übliche Compliance-Vorgaben, sondern entziehen sich auch weitgehend einer betrieblichen Kontrolle und bergen damit enorme Geschäftsrisiken. IT und Management stehen damit vor der Herausforderung, Prozessbeteiligten einen ergonomischen, sicheren und Unternehmensziel-konformen Zugang zu Informationen oder Dokumenten zu gewährleisten.
Anwendungsgebiete von ECM-Software
Während ECM- und DMS-Lösungen früher klassischerweise Bereiche wie Archivierung und Dokumentenverwaltung umfassten, werden diesem Lösungskomplex heute auch prozess- und kollaborationsbezogene Themenbereiche sowie Report Tools (BI) zugeschrieben. In den vergangenen Jahren hat nicht nur eine neue Generation von Cloud-fähigen, auf kollaborative Prozesse ausgerichtete ECM-/ DMS-Systeme Einzug gehalten. Auch die Systemwelten im Bereich ERP, HR, CRM, Rechnungswesen, Service oder Projektmanagement haben ihr Leistungsspektrum zur Unterstützung Dokumenten-basierter Geschäftsprozesse signifikant weiterentwickelt und stoßen mit großen Schritten in den Markt vor.
Während die meisten Lösungen insbesondere die Bereiche Dokumentenverwaltung, Workflowmanagement, revisionssichere Archivierung, E-Mail-Archivierung und Collaboration abdecken, werden die Anwendungsfelder Eingangsrechnungsbearbeitung, Vertragsmanagement, Antragswesen und Intranet nur von Wenigen erfüllt.
Mit einer Kombination aus Scanner- und Capture-Technologien lässt sich das Handling von schwach und unstrukturierten Daten, die in Unternehmen mitunter sehr zeitaufwändig sein können, enorm vereinfachen. Eine Volltext OCR Texterkennung, die automatische Indexierung von Dokumenten und die Ad-hoc OCR zur Übernahme von Einzelwerten gehören heute zum Standard der meisten Lösungen. Die Prüfung von Leseergebnissen, eine Formular-basierte Beleglesung sowie die Möglichkeit, Regeln für unstrukturierte Dokumente frei zu definieren sind mit über 70 % Abdeckung ebenfalls weit verbreitet. Fortgeschrittene Inputmanagementlösungen bieten zudem Elemente künstlicher Intelligenz in Form von Trainingsfunktionen, die der Anwendung ermöglicht zu erlernen, unstrukturierte Dokumente zu erfassen.
Einsatz von Metadaten für die Dokumentensuche und -verwaltung
Die Dokumentenverwaltung stellt gewissermaßen das Herzstück einer ECM-Lösung dar. Zum Standardumfang gehört etwa die Rechte- und Freigabeverwaltung für Dokumente, Versionierungsfunktionen sowie Check-in/ Check-out-Funktionen für die exklusive Bearbeitung von Dokumenten. Angesichts der Massen an Content, die heute in Unternehmen gespeichert und verwaltet werden müssen, gewinnen vor allem Filteroptionen und Meta-Daten an Bedeutung. Mit Hilfe dieser Zusatzdaten lassen sich Dokumente auch großer Content-Pools binnen kurzer Zeit mit intuitiver Suche auffindbar machen. Während vielen CRM-, Projektmanagement- und Groupware-Anwendungen häufig einzelne Dimensionen für eine Komfortsuche fehlen, bieten viele dedizierte ECM-Lösungsanbieter ein umfangreiches Spektrum an Suchroutinen. Am häufigsten kommen bei den untersuchten Systemen die Volltextsuche (98 %), Dokumentenanzeigefunkionen (96 %) und die Attribut-/ Metadatensuche (90 %) zur Anwendung. Metadaten Editoren und Annotationsfunktionen, also die Fähigkeit Dokumente um getrennt gespeicherte Anmerkungen und Zusatzinformationen zu ergänzen, werden ebenfalls von vielen DMS-Systemen ermöglicht.
ECM in der Cloud
Die Bereitstellungsmodelle reichen von Cloud- über den Hybrid- und Appliance-Betrieb bis zur lokalen Anwendung. Während nahezu alle ECM-Anbieter (92 %) ihre Lösung für den Inhouse-Betrieb bereitstellen, bieten 61 % der Anbieter auch einen SaaS-Betrieb an. Davon profitieren auch Systemintegratoren, die vor allem bei der Umsetzung von Multi-Clouds deutlich mehr Optionen an die Hand bekommen. Indem ein Teil der Inhalte lokal und ein anderer Teil in der Cloud gespeichert und synchronisiert wird (Hybrid Cloud), wollen Unternehmen die Anforderungen im Hinblick auf Kontrolle kritischer Daten und Compliance wahren, aber gleichzeitig Anwendern und Partner mehr Flexibilität beim Zugriff bieten.
Erweiterung um Groupware-, Collaboration- und Workflow-Features
Insbesondere im Bereich der Groupware- und Collaboration-Funktionen haben sich die ECM-Lösungen in den vergangenen Jahren sprunghaft weiterentwickelt. Zu den absoluten Basics gehören Funktionen zur Terminüberwachung und Wiedervorlage sowie die automatisierte Zuordbarkeit der Eingangspost zu Teams, Vorgängen und Projekten. Um dem Anspruch von Anwendern an ein digitales Büro gerecht zu werden, bieten heute die Mehrheit der Lösungen zudem virtuelle Projekträume, die charakteristisch für „echte“ Collaboration-Produkte sind, sowie die Synchronisation mit MS Outlook und eine Schnittstelle zu MS Sharepoint. Workflow-Komponenten sind heute ebenfalls ein kardinaler Bestandteil von ECM-Lösungen. Die Hinterlegung von Freigaberegeln auf Belegebene, zeit- und ereignisgesteuerte Eskalationsmechanismen und Ad-hoc Workflows zur Vereinfachung unstrukturierter Prozesse sollen die Modellierung von Geschäftsprozessen unterstützen und damit nachhaltig zur Automatisierung von Unternehmensabläufen beitragen.
