Richter+Frenzel senkt Forderungsbestand mit debitorischem Workflow YAMBS

Richter+Frenzel klärt Zahlungsdifferenzen und Forderungsunklarheiten nun automatisiert mithilfe des debitorischen Workflows YAMBS. Dadurch profitiert der Großhändler für Sanitär-, Haustechnik und Tiefbau von einer Arbeitszeitersparnis von rund 30 Prozent, mehr Transparenz in den Klärungsvorgängen und einer Absenkung des gesamten Forderungsbestands.

Richter+Frenzel senkt Forderungsbestand mit debitorischem Workflow YAMBS

Als vertriebsgesteuertes Unternehmen bearbeitet Richter+Frenzel pro Halbjahr rund 10.000 unklare Zahlungseingänge, die eine Abstimmung zwischen Vertrieb und Buchhaltung erfordern und viel Zeit in Anspruch nehmen. Beispielsweise wenn ein Kunde zu viel Skonto abzieht, Frachtkosten anfallen oder eine Reklamation vorliegt. Bereits 2010 führte das Unternehmen zur Klärung der Zahlungsdifferenzen den debitorischen Workflow YAMBS von Software4Professionals ein, jedoch veranlassten interne Änderungen und verbesserte technische Möglichkeiten eine Neuerung des Systems.

Das Projektteam um Andreas Möllerhenn, Teamleiter in der Debitorenbuchhaltung bei Richter+Frenzel, ermittelte gemeinsam mit Software4Professionals die neuen Anforderungen und setzte diese schrittweise im neuen Workflow um, während der bisherige parallel weiterlief, sodass keine Unterbrechungen im Tagesgeschäft entstanden.

Andreas Möllerhenn beschreibt die Ausgangslage:

„Wir wünschten uns eine einfache Handhabung wie auf dem Smartphone, per Knopfdruck direkt ins System und möglichst klare Vorgaben.“

Die wichtigste Neuerung betraf die Hierarchiestufen. Im neuen Workflow sind vordefinierte Genehmigungshierarchiestufen im System festgeschrieben. Diese Maßnahme schafft klare Zuständigkeiten, sodass der Klärungsprozess schneller ablaufen kann.

Eine weitere Neuerung betraf Anpassungen der Differenzgründe. Neben Skonto, Gegenrechnungen, Frachtkosten, Preisdifferenzen und Retouren kamen Spesen und Verzugszinsen neu hinzu und wurden mit hohem Automatisierungsgrad in die Workflowumgebung integriert. So kann der Vertrieb bei einigen Differenzgründen eigenständig handeln. Beispielsweise wird beim Differenzgrund Skonto, nach Freigabe durch den Vertrieb, automatisch ausgebucht, ohne dass die Buchhaltung involviert ist. Bei Preisdifferenzen, Frachtkosten und Gegenrechnungen sendet der Workflow eine Benachrichtigung an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter. Nach Erstellung der Gutschriften werden diese Positionen ebenfalls automatisch ausgebucht. Um möglichst wenige Mitarbeiter einzubinden, wurden die Zuständigkeiten im neuen Workflow bewusst eng gehalten.

Das Projekt konnte in Zusammenarbeit von Software4Professionals und dem Projektteam um Andreas Möllerhenn innerhalb von drei Monaten realisiert werden und zeigt deutliche Verbesserungen. Mit dem neuen Workflow konnte der Automatisierungsgrad erhöht und die Buchhaltung und stark entlastet werden, da der Vertrieb nun stärker eingebunden ist. Dank der vordefinierten Hierarchiestufen und der neuen Benachrichtigungsfunktion haben sich die Reaktionszeiten deutlich verbessert.

Möllerhenn resümiert:

„Gegenüber dem alten Workflow haben wir mittlerweile eine Zeitersparnis von 30 Prozent erreicht.“

Zudem kann der Workflow selbstständig in der Buchhaltung gepflegt werden und ist unabhängig von einer Betreuung durch die IT-Abteilung.