Recruiting-Strategie entwerfen statt Papierakten wälzen: Was im HR-Bereich zu kurz kommt

Tragfähige, digitale Grundlagen schaffen

Daran arbeitet momentan auch der Debeka Krankenversicherungsverein a. G. Erste Prozesse sind bereits optimiert.

Marius Hutzl, Mitarbeiter der Abteilung Personal (im Grundsatzbereich), sagt:

„Mit der Einführung eines neuen Zeitwirtschaftssystems konnten wir im vergangenen Jahr die betroffenen Prozesse rund um die Themen An- und Abwesenheit digitalisieren und effizienter gestalten. So haben wir einen nützlichen Mehrwert geschaffen, der uns auch ein Stück weit näher an unsere Mitarbeiter bringt und die Zufriedenheit in der Belegschaft fördert.“

Effiziente Workflows zu definieren und diese mit digitalen Lösungen zu automatisieren, ist Voraussetzung für alle nachfolgenden Optimierungen.

Thomas Fahrig:

„Erst wenn dieser Grundstein gelegt ist, können HR-Abteilungen sinnvoll überlegen, wie sie ihre digitale Transformation weiter gestalten, etwa mit neuartigen Technologien auf Basis von künstlicher Intelligenz.“

Effizientes Informationsmanagement

Das Thema Zeitmangel beschäftigt auch Ines Zacher, Abteilungsleiterin Personalservice und Vergütung bei der GEMA:

„Die größten Zeitfresser in unserer täglichen Arbeit ergeben sich momentan noch daraus, dass Mitarbeiter uns permanent viele Informationen zurufen. Diese müssen wir erst einmal zusammenfassen und verteilen – auch, weil wir an unseren verschiedenen Standorten sehr dezentral organisiert sind. Ich wünsche mir mehr Zeit, um uns um echte Mitarbeiterbelange kümmern zu können und um die Führungskräfte besser zu betreuen.“

Die GEMA ist deshalb dabei, ihre HR-Prozesse nach und nach zu optimieren. Im ersten Schritt hat die Verwertungsgesellschaft ihre Papierakten in ein digitales Personalaktensystem überführt und in diesem Zuge diverse Workflows automatisiert, wie etwa das Erstellen und Versenden von Dokumenten. Die gewonnenen Ressourcen will die GEMA vor allem in das Recruiting investieren.

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