Matthias Weber im Gespräch mit Kofax Deutschland AG, zum Thema RPA – Robotic Process Automation.
5 Fragen an Kofax zum Thema Robotic Process Automation
Auf unsere 5 Fragen zum Thema Robotic Process Automation gibt uns die Kofax Deutschland AG, Antworten.
Frage 1: Welche Chancen und Nutzen sehen Sie in Robotic Process Automation?
Die größte Chance von Robotic Process Automation (RPA) besteht darin, dass Unternehmen produktiver werden und schneller auf Kundenwünsche reagieren – und das, ohne neue Mitarbeiter einzustellen. In erster Linie geht es bei RPA darum, sich wiederholende, manuelle Tätigkeiten, die bislang ein Mitarbeiter ausführt, durch Softwareroboter zu automatisieren. Das sorgt nicht nur für spürbar mehr Effizienz und senkt die Kosten, sondern schafft zugleich mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern und Kunden: Mitarbeiter können sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren, während es für die Kunden bedeutet, dass sie weniger nachfragen und seltener Stornierungen oder Änderungen durchführen müssen. Dadurch hat wiederum das Backoffice eine spürbar geringere Belastung. Um RPA zu realisieren, sind nicht unbedingt spezifische IT-Kenntnisse notwendig. Man „zeigt“ dem Softwareroboter sozusagen, welche Tätigkeit er auszuführen hat. Anschließend ahmt er die Tätigkeit des Menschen nach. Dadurch entfällt die mühsame Programmierung von Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Systemen. Fachabteilungen erhalten mit RPA also ein mächtiges Tool für die Automatisierung Hunderter aufwendiger manueller Prozesse. Unser Kofax Kapow zeichnet sich dabei insbesondere durch eine einfache Implementierung und eine sehr gute Skalierbarkeit aus.
Frage 2: Welche Möglichkeiten bietet Robotic Process Automation gegenüber klassischer Prozessautomatisierung?
RPA ist deutlich schneller und agiler. Prozessautomatisierung bedeutete bislang vor allem eins: hohe Kosten und viel Zeit. Zunächst musste das Unternehmen ein Projektteam zusammenstellen, einen Budgetplan aufstellen und gegebenenfalls in neue Software investieren. Außerdem musste man auf freie Kapazitäten in der IT hoffen. Diese Verzögerungen kann sich heute kein Unternehmen mehr leisten. Wir leben in einer On-demand-Welt, in der alles viel schneller passieren muss. Stattdessen sind Firmen gefordert, flexibel und agil zu handeln. Genau das gelingt mit RPA. Sie ist nicht nur eine deutlich kostengünstigere, effizientere Methode, sondern schafft auch die Möglichkeit, mehr Business-Cases abzubilden, ohne zu viel Zeit zu investieren oder Ressourcen aufzuwenden. Somit lassen sich auch kleinere Prozesse mit kurzfristigem ROI gewinnbringend automatisieren.
Frage 3: Wie stark hängt Robotic Process Automation mit dem Thema künstliche Intelligenz und Machine Learning zusammen?
Diese Themen sind eng miteinander verknüpft. Bei unseren Kunden ist es häufig so, dass sie zunächst einfache Prozesse automatisieren – in der Regel sich wiederholende Tätigkeiten wie das Konsolidieren von Daten aus verschiedensten Quellen, sogenannte „Swivel Chair Applikationen“, also Drehstuhl Anwendungen, da der Mitarbeiter auf dem Drehstuhl sitzend verschiedene, nicht verknüpfte IT-Systeme bedient. Den intelligenten Part übernimmt ein Mensch, indem er den Prozess überwacht oder den Robotern Befehle erteilt. Dank KI und Machine Learning ist dies nicht mehr notwendig, da die Roboter autarker arbeiten und immer weniger auf menschliche Unterstützung angewiesen sind. Gleichzeitig übernehmen sie komplexere Aufgaben. Ein Beispiel: Üblicherweise ist eine RPA-Lösung anfälliger für Veränderungen in Systemen, in denen sie aktiv ist. Wenn sich zum Beispiel in einer Benutzeroberfläche Felder verschieben, sich das Layout ändert oder neue Informationen hinzukommen, dann erkennt dies ein Mensch sofort. Viele RPA-Lösungen kommen damit jedoch nicht zurecht, sie funktionieren nicht mehr und der Mensch muss eingreifen, um diesen Fehler zu beheben. Unsere Kapow-Technologie ist nicht direkt abhängig von Positionen in der Benutzeroberfläche oder im Layout, sondern kann lernen, die notwendigen Felder automatisch zu identifizieren und zu nutzen – genauso, wie es ein Mensch auch tun würde.
Frage 4: Wird man mit Robotic Process Automation die Mitarbeiteranzahl im Unternehmen reduzieren können?
Oberstes Ziel von RPA ist es, Mitarbeiter in ihrer Arbeit zu unterstützen und die Aufgaben schneller zu erledigen. Unserer Erfahrung nach wird die Mitarbeiterzahl in Unternehmen nur vereinzelt nach der Einführung von RPA reduziert. Vielmehr geht es darum, effektiver zu arbeiten, den Service zu verbessern und auf Anfragen schneller zu reagieren – das kann sogar Neueinstellungen zur Folge haben, trotz – oder gerade wegen – RPA. Tatsächlich arbeiten Roboter und menschliche Kollegen kooperativ zusammen, denn die Roboter sind eine hilfreiche Unterstützung – 24 Stunden an sieben Tagen in der Woche. Wie positiv sich dieses gemeinschaftliche Arbeiten auswirken kann, zeigt auch das Beispiel des Elektronik-Distributors Arrow. Das Unternehmen nutzt RPA für den gesamten Bestellprozess. Anders als vermutet sahen die Mitarbeiter in RPA keine Konkurrenz für ihren Job, sondern erkannten sehr schnell die Vorteile dieser Technologie. Während sie zuvor mit einer hohen Fehlerquote zu kämpfen hatten – etwa, weil Daten von A über B nach C zu kopieren waren –, ist die Fehleranfälligkeit dank RPA verschwunden. Den Mitarbeitern bleibt zudem deutlich mehr Zeit, um noch enger mit ihren Kunden zusammenzuarbeiten und sie etwa bei der Auswahl von Komponenten zu beraten, was letztlich eine Umsatzsteigerung zur Folge hat.
Frage 5: Welche ersten Schritte raten Sie Anwenderunternehmen beim Thema Robotic Process Automation?
Viele Unternehmen haben noch enormes Optimierungspotenzial durch den Einsatz von RPA. Sie wissen zwar, wie wichtig RPA ist, können allerdings nicht einschätzen, welche Prozesse überhaupt automatisierbar sind. Deshalb müssen sie diese im ersten Schritt identifizieren. Für gewöhnlich sind dies jene, die nicht sonderlich komplex sind, jedoch viel Zeit in Anspruch nehmen. Um die tatsächlichen Zeitfresser ausfindig zu machen, sollten Unternehmen die jeweiligen Prozessverantwortlichen zumindest temporär ins Team aufnehmen. Denn sie wissen, in welche Aufgabe wie viel Zeit fließt. Empfehlenswert ist es, zu Beginn mit eher kleineren Projekten zu starten und diese sukzessive auf das gesamte Unternehmen auszuweiten – was das Risiko für Unternehmen, auch in finanzieller Hinsicht, gering hält. Sobald sich erste Erfolge einstellen, ist es sinnvoll, RPA unternehmensweit einzusetzen.
Eine andere Methodik, um Prozesse zu identifizieren, ist folgende: Anstatt viel Zeit in die Identifizierung automatisierbarer Prozesse zu investieren, kann bereits ein halbtägiger Workshop Abhilfe schaffen. Dort wird gemeinsam eine Entscheidung getroffen, welche zwei bis drei Prozesse man zunächst automatisiert. Anschließend überprüft man die Ergebnisse dieser Phase – und kann im nächsten Sprint, ganz im Sinne einer agilen Projektumsetzung, auf diesen Erfahrungen aufbauen. Diese iterative Vorgehensweise ist besonders empfehlenswert für Unternehmen, die sehr schnell Erfolge erzielen möchten.
