Fünf Tipps: Damit Compliance nicht zur Stolperfalle wird

Stolperfalle 4: Eine unkoordinierte Dokumentenablage schadet nicht, da suchen wir eben etwas länger

So einfach ist es nicht. So verpflichten beispielsweise die Vorgaben in den GoBD jedes Unternehmen zum revisionssicheren Ablegen seiner Geschäftsdokumente. Die Nichtbeachtung dieser Vorgabe kann dazu führen, dass das Finanzamt die Steuerangaben nicht akzeptiert und stattdessen eine Schätzung durchführt. Abhilfe schaffen hier technische Mittel: So ist das integrierte Dokumenten-Management-System von proALPHA bereits seit 2015 GoBD-zertifiziert. Damit kann automatisch die geforderte Dokumentation angefertigt werden, die allen Vorgaben zum zentralen Abspeichern, Versionieren und fristgemäßen Aufbewahren steuerlich relevanter Dokumente entspricht. Um die von den Richtlinien in den GoBD verlangte detaillierte Prozessbeschreibung zu erstellen, lässt sich der Geschäftsprozessdesigner proALPHA GPD nutzen. Und die vorgeschriebene „vollständige und zeitlich lückenlose Protokollierung von Änderungen“ ist mit der Auditing-Funktion des ERP-Systems revisionssicher möglich. Der große Vorteil dieser Lösung: Sie vermindert nicht nur das Risiko von Compliance-Verstößen, sie hilft auch beim schnellen Auffinden wichtiger Dokumente und erspart so eine zeitraubende Suche.

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