Wie gelingt eine erfolgreiche Softwareeinführung? Für unsere ERP-Tipp-Reihe haben wir vom ERP-Hersteller OGS einen Tipp erhalten. Manfred Over, Gründer und Geschäftsführer der Software- und Beratungsfirma OGS hat für Sie einen interessanten ERP-Tipp:
ERP-Tipp:
Mut zur Lücke! – Der Schlüssel zur erfolgreichen Software-Neueinführung?
Die derzeit genutzte Software ist in die Jahre gekommen. Zum einen ist sie optisch und vom Handling her nicht mehr „State of the Art“, zum anderen fehlen Funktionen, z.B. die Möglichkeit, Auftragsbestätigungen per E-Mail oder Fax zu versenden. Wenn eine Parallelwelt aus Vorlagen in Excel– und Word existiert, um Defizite auszugleichen ist dies ein klares Anzeichen dafür, dass die derzeitige Software nicht mehr den aktuellen Unternehmensprozessen entspricht. Der Druck wächst, die Geschäftsführung entscheidet, dass eine neue Softwarelösung ausgesucht und im Unternehmen eingeführt werden soll.
Prozesse und Workflows genau kennen und definieren
Unabhängig von Oberfläche und weiteren Kriterien sollte man sich im Klaren darüber sein, dass die Hauptaufgabe darin besteht, die Abläufe des Unternehmens transparent darzustellen. Durch die Kluft zwischen der bisherigen Alt-Anwendung und den tatsächlichen Arbeitsabläufen arbeitet das Unternehmen nicht optimal. Ziel muss es jetzt sein, die Abläufe mittels eines neuen ERP-Systems zu optimieren. Ein Problem besteht darin, dass die nach dem derzeitigen Gusto arbeitenden Mitarbeiter oft nicht in der Lage sind, sich neue Prozesse vorstellen zu können (Betriebsblindheit). Desweiteren zieht sich eine Organisation über mehrere Abteilungen hinweg. Jede Abteilung ist also nicht nur in sich, sondern auch im Zusammenhang mit den übrigen Abteilungen betrachtet und abgestimmt. Hierzu ist es wichtig zu wissen, welche Möglichkeiten moderne Software Pakete leisten können.
Ziele festlegen und auf die richtige Unterstützung setzen
Daher ist es ratsam, einen externen Organisationsspezialisten hinzuzuziehen, der Erfahrung von Software- Einführungen in Ihrer Branche nachweisen kann. Auch eine Kontaktaufnahme zu seinen früheren Mandanten lässt seine Kompetenz überprüfen. Der Berater muss in jeder Phase, angefangen von der Erstellung des Lastenheftes, des daraus resultierenden Pflichtenheftes, der Auswahl des geeigneten Softwareprodukts, bis hin zum Echt-Start zur Verfügung stehen. Vereinbaren Sie einen Festpreis für jeden Meilenstein und fixieren Sie diese vertraglich.
Beraterhörigkeit?
Die Schwierigkeit bei der Erstellung eines Lastenheftes besteht oftmals darin, dass der Berater und die eigenen Mitarbeiter die zu beschreibenden Abläufe aufgrund ihrer Komplexität gar nicht bis ins kleinste Detail definieren und jede Eventualität berücksichtigen können. Trotz dieser Tatsache erstellt der Berater im nächsten Schritt aus dem Lastenheft ein Pflichtenheft zur Weitergabe an potentielle Softwareanbieter. Die Wahl fällt dann auf das Softwarehaus, welches möglichst viele der zuvor festgelegten Kriterien mit „ja“ quittiert und bei der Erstpräsentation den besten Eindruck hinterlässt.
Für die wenigen Punkte, die mit „nein“ beantwortet wurden, werden im nächsten Step Programmanpassungen vereinbart und schließlich erfolgt dann die Softwareeinführung….mit dem Ergebnis, dass die Software für das Tagesgeschäft in dieser Form nicht zu gebrauchen ist! Jetzt beginnt das übliche Prozedere: „Es stand doch so im Pflichtenheft!“ argumentiert der Softwareanbieter. Falls er Recht hat, muss die Software auf Kosten des Unternehmens geändert werden. Dies kann zu einer gravierenden Überschreitung des Budgetrahmens führen.
Gewissheit und Wahrheit als Erfolgsfaktoren zur erfolgreichen Softwareeinführung
Was ist hier falsch gelaufen?
Es wurde vergessen dem Pflichtenheft eine Beschreibung der gewünschten Prozesse beizufügen! Dies setzt voraus, dass der ausgewählte Softwareanbieter fähig ist zu prüfen, ob sein Softwarepaket diese Anforderungen erfüllt. Des Weiteren sollten das Lastenheft und damit auch das Pflichtenheft auch nur die Forderungen an die neue Software beinhalten, welche ganz konkret mit einer 100%igen Sicherheit feststehen. Und nur dieser Teil sollte zunächst vom Softwarehaus umgesetzt und danach ausgiebig im Hause getestet werden. Hier werden dann die noch fehlenden oder zu ändernden Funktionen sehr schnell ersichtlich. Aus der daraus folgenden Erkenntnis wird dann ein zweites Pflichtenheft erstellt und der Softwareanbieter mit der Umsetzung beauftragt. Dies kann eventuell mehrmals geschehen.
Faire Vertragsgestaltung
Um die Kosten für das Unternehmen kalkulierbar zu machen, wäre folgende Preismodalität denkbar:
Die Standard-Software wird erst nach erfolgtem Echt-Start zur Zahlung fällig. Die Modifikationen und Unterstützung/ Dienstleistung sind fällig je Abschnitt im Pflichtenheft. Kommt es nicht zu einem Echt- Start, ist der Kunde berechtigt die Softwarelizenzen kostenlos zurückzugeben.
Das Beraterhonorar ist gesplittet: Ein Teil erfolgt bei Umsetzung der genannten Aufgaben und ein Erfolgshonorar wird nach erfolgreichem Projektabschluss gezahlt.
Bei dieser Vertragsgestaltung können Sie sich sicher sein, dass sowohl der Berater als auch der Softwareanbieter ein starkes Interesse an einer erfolgreichen Softwareeinführung haben.
Dieser FSM-Tipp kommt von Manfred Over, Gründer und Geschäftsführer der Software- und Beratungsfirma OGS.
Über Manfred Over:
Manfred Over ist Gründer und Geschäftsführer der Software- und Beratungsfirma OGS und begleitet seit 30 Jahren mittelständische Firmen bei der Einführung neuer Software.
