Digitales Handwerk: Auf dem Weg ins papierlose Büro

Die elektronische Bereitstellung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen birgt für viele Handwerksbetriebe große Einsparpotenziale, da manuelle Bearbeitungsschritte und fehleranfällige Medienbrüche wegfallen. Die Vorteile der elektronischen Rechnungsbearbeitung entfalten sich jedoch erst dann in vollem Umfang, wenn diese nicht nur vereinzelt bei elektronisch übermittelten Rechnungen, sondern übergreifend bei allen eingehenden Rechnungen praktiziert wird. Auf der ISH 2019, Weltleitmesse für Wasser, Wärme und Klima, zeigt der Spezialist für Cloudfähige Handwerkersoftware pds unter anderem, wie Unternehmen den Bearbeitungsprozess von Eingangsrechnungen in Papierform durchgängig digitalisieren und mit Workflow-Unterstützung sowie künstlicher Intelligenz bei der Datenerfassung einen großen Schritt in das Zeitalter des papierlosen Geschäftsverkehrs machen können.

Digitales Handwerk: Auf dem Weg ins papierlose Büro

Der elektronische Rechnungsversand erfreut sich immer größerer Beliebtheit. Transaktionsdaten lassen sich nicht nur schnell und effizient austauschen, auch Bearbeitungszeiten und die Zeitfenster der Zahlungseingänge lassen sich auf diese Weise nachhaltig verkürzen. Der Eingang von Rechnungen in Papierform gehört jedoch in vielen Handwerksbetrieben noch zum Betriebsalltag und führt regelmäßig zu unerwünschten Medienbrüchen und manuellen Bearbeitungsschritten. Mit pds Software sind Handwerksbetriebe künftig in der Lage, den gesamten Rechnungseingangsworkflow vollständig digital abzubilden und Verwaltungsprozesse nachhaltig zu verschlanken.

Digitaler Rechnungs-Workflow der pds Software

Sobald eine Eingangsrechnung von einem Lieferanten eingeht, wird diese gescannt oder fotografiert und an ein verknüpftes Email-Postfach weitergeleitet, welches von der digitalen Rechnungsprüfung überwacht wird. Dabei erkennt die pds Software automatisch den Beginn und das Ende jeder Rechnung, so dass auch eine Stapelbearbeitung unterstützt wird. Die Zuordnung zu den jeweiligen Kreditoren erfolgt automatisch über das System. Sämtliche buchungsrelevante Details wie etwa Summen, Mehrwertsteuersätze, Bestellnummern oder Kundennummern werden dank einer leistungsfähigen Texterkennung und ausgeklügelten Plausibilitätsprüfungen verlässlich erfasst. Durch eine systemeigene künstliche Intelligenz ist die Erfassungsroutine der pds Software lernfähig: Nach Bestätigung der Daten speichert das System den individuellen Belegaufbau des jeweiligen Lieferanten ab, so dass das Verfahren für künftige Rechnungseingänge weiter automatisiert werden kann und Rechnungen direkt und zuverlässig in das Rechnungseingangsbuch übernommen werden. Die im Rechnungseingangsbuch für die Freigabe hinterlegte Fachabteilung erhält anschließend die Eingangsrechnungen direkt in ihrer Prüfungsübersicht angezeigt, um den Freigabe-Workflow anzustoßen oder diese direkt zur Zahlung freizugeben. Dank der Durchgängigkeit und prozessorientierter Logik der pds Software wird die Eingangsrechnung mit den Einkaufsvorgängen, wie einer Bestellung, verknüpft. Die Software prüft in dem Zuge automatisch, ob die Summen und Positionen zwischen Bestellung und Eingangsrechnung stimmig sind. Fachabteilungen und prozessbeteiligte Mitarbeiter behalten damit jederzeit den Überblick über die aktuellen Eingangsrechnungen. In einem Erklärvideo hat pds den digitalen Rechnungs-Workflow in der pds Software nochmals ausführlich zusammengefasst.

pds auf der ISH in Frankfurt 2019

Die pds GmbH ist mit ihren Lösungen zur Digitalisierung des Handwerks vom 11. – 15. März 2019 als Aussteller auf der ISH Frankfurt in Halle 5.1 am Stand E58 vertreten

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  • 04.06.2019 - 07.06.2019 Den ganzen Tag

    sdbn Solutions stellt einen neuen innovativen Messenger auf der transport logistic vor. Mit sdbn Global Connect können Menschen in automatisierte Prozesse eingebunden werden. Dadurch kann neben anderen Vorteilen vor allem die Effizienz der Logistik maßgeblich gesteigert werden.

    Digitales Prozessmanagement für die Logistik

    Wie gestaltet sich die Logistik der Zukunft? Antworten auf diese Frage lassen sich am ehesten an aktuellen Trends und Herausforderungen ablesen. Fokus darauf legt die diesjährige transport logistic, die vom 4. bis zum 7. Juni in München stattfindet. Auf der weltweiten Leitmesse der Branche präsentiert die sdbn Solutions GmbH als Experte für digitales Prozessmanagement mit sdbn Global Connect eine Lösung, um Menschen effizient in automatisierte Abläufe einzubinden. Interessenten finden die Softwareexperten in Halle A3 an Stand 330F und können sich direkt vor Ort beraten lassen.

    Sebastian Odrich, Geschäftsführer der sdbn Solutions GmbH, erklärt:

    „Entlang der gesamten Supply Chain unterstützen Softwaretools zur effizienten Prozessgestaltung dabei, Abläufe zu optimieren, umzusetzen und abzusichern sowie Durchlaufzeiten zu reduzieren, und tragen somit zur Effizienzsteigerung in der Logistik bei.“

    Überblick behalten

    Doch worum genau handelt es sich beim digitalen Prozessmanagement? Vereinfacht gesagt: um die zentrale Organisation, Optimierung und Überwachung von Verfahrensabläufen. Je mehr einzelne Prozesse in einem Betrieb anfallen, umso schwieriger gestaltet es sich, diese Teilvorgänge zu ordnen und zu verarbeiten. Hier kommt der Handyclient von sdbn Solutions ins Spiel: Er hilft dabei, alle relevanten Prozesse systematisch zu erfassen, und bildet sämtliche damit einhergehenden Aktivitäten und Entscheidungen in Echtzeit ab. Indem die am jeweiligen Vorgang beteiligten Personen über ihr Smartphone in automatisierte Abläufe eingebunden werden, schließt der Handyclient als Erster seiner Art die Lücke zwischen menschlicher Interaktion und Systemkommunikation und schafft Zustände, die sich maschinell verarbeiten lassen. Steht ein neuer Task an, weist der Messenger die entsprechenden Ansprechpartner direkt zu, benachrichtigt diese und gibt Entscheidungen zuverlässig weiter. Während eines Prozesses auszutauschende Nachrichten und Antworten sind als gesicherte und eindeutig definierte Textbausteine in den verwendeten Systemen hinterlegt und werden mithilfe des Clients in der geforderten Eindeutigkeit weitergegeben. So lassen sich über das Tool eventuelle Verständigungsprobleme lösen, die durch die Verwendung unterschiedlicher Sprachen und Interpretationsspielraum in der Kommunikation entstehen.

    Schnelle und effektive Unterstützung

    Im Bereich der Logistik stellen beispielsweise der Verbleib und der Status von Waren ein wichtiges Anliegen dar. Hier benötigt auch betriebsfremdes Personal einen schnellen Zugriff auf die wichtigsten Informationen. Kunden, Zulieferer und Servicemitarbeiter interagieren mithilfe des Clients effizient und flexibel über das Smartphone – das Handy wird zum Allzweck-Tool. Durch die Anbindung des Messengers sdbn Global Connect an bestehende Logistiksoftware entstehen in den zeitkritischen Abläufen automatisierter Produktionsprozesse entscheidende Vorteile, ohne dass Überwachungsaufgaben die relevanten Akteure permanent ablenken. Auch bei eingehenden Reklamationen unterstützt das Tool der sdbn Solutions GmbH: Enthält ein Auftrag einen Beanstandungsvermerk, startet das verwendete System bei der Warenanlieferung automatisiert einen Reklamationsprozess. Der für die Annahme zuständige Mitarbeiter erhält über sdbn Global Connect den Auftrag auf sein Smartphone, Bilder von der reklamierten Ware zu machen. Hierfür hält der Messenger ein Feature bereit. Über den zentralen Server übertragen, liegen diese Bilder direkt für den Beanstandungsprozess vor. Mit dem Senden der Fotos stehen für den Mitarbeiter keine Aufgaben mehr aus, sodass der Vorgang auf seinem Smartphone als beendet gilt.

    Sebastian Odrich:

    „Durch den gezielten Einsatz digitaler Technologien lassen sich in vielen Logistikprozessen enorme Effizienzsteigerungen beobachten. Immerhin gilt die Automatisierung als Schlüsselfaktor der Industrie 4.0.“

    So kommt die Prozessoptimierung insbesondere der zunehmenden Komplexität heutiger Geschäftsmodelle entgegen und sorgt dafür, dass trotz aller Ausdifferenzierung die Fäden nicht aus der Hand gegeben werden.