Digitales Handwerk: Auf dem Weg ins papierlose Büro

Die elektronische Bereitstellung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen birgt für viele Handwerksbetriebe große Einsparpotenziale, da manuelle Bearbeitungsschritte und fehleranfällige Medienbrüche wegfallen. Die Vorteile der elektronischen Rechnungsbearbeitung entfalten sich jedoch erst dann in vollem Umfang, wenn diese nicht nur vereinzelt bei elektronisch übermittelten Rechnungen, sondern übergreifend bei allen eingehenden Rechnungen praktiziert wird. Auf der ISH 2019, Weltleitmesse für Wasser, Wärme und Klima, zeigt der Spezialist für Cloudfähige Handwerkersoftware pds unter anderem, wie Unternehmen den Bearbeitungsprozess von Eingangsrechnungen in Papierform durchgängig digitalisieren und mit Workflow-Unterstützung sowie künstlicher Intelligenz bei der Datenerfassung einen großen Schritt in das Zeitalter des papierlosen Geschäftsverkehrs machen können.

Digitales Handwerk: Auf dem Weg ins papierlose Büro

Der elektronische Rechnungsversand erfreut sich immer größerer Beliebtheit. Transaktionsdaten lassen sich nicht nur schnell und effizient austauschen, auch Bearbeitungszeiten und die Zeitfenster der Zahlungseingänge lassen sich auf diese Weise nachhaltig verkürzen. Der Eingang von Rechnungen in Papierform gehört jedoch in vielen Handwerksbetrieben noch zum Betriebsalltag und führt regelmäßig zu unerwünschten Medienbrüchen und manuellen Bearbeitungsschritten. Mit pds Software sind Handwerksbetriebe künftig in der Lage, den gesamten Rechnungseingangsworkflow vollständig digital abzubilden und Verwaltungsprozesse nachhaltig zu verschlanken.

Digitaler Rechnungs-Workflow der pds Software

Sobald eine Eingangsrechnung von einem Lieferanten eingeht, wird diese gescannt oder fotografiert und an ein verknüpftes Email-Postfach weitergeleitet, welches von der digitalen Rechnungsprüfung überwacht wird. Dabei erkennt die pds Software automatisch den Beginn und das Ende jeder Rechnung, so dass auch eine Stapelbearbeitung unterstützt wird. Die Zuordnung zu den jeweiligen Kreditoren erfolgt automatisch über das System. Sämtliche buchungsrelevante Details wie etwa Summen, Mehrwertsteuersätze, Bestellnummern oder Kundennummern werden dank einer leistungsfähigen Texterkennung und ausgeklügelten Plausibilitätsprüfungen verlässlich erfasst. Durch eine systemeigene künstliche Intelligenz ist die Erfassungsroutine der pds Software lernfähig: Nach Bestätigung der Daten speichert das System den individuellen Belegaufbau des jeweiligen Lieferanten ab, so dass das Verfahren für künftige Rechnungseingänge weiter automatisiert werden kann und Rechnungen direkt und zuverlässig in das Rechnungseingangsbuch übernommen werden. Die im Rechnungseingangsbuch für die Freigabe hinterlegte Fachabteilung erhält anschließend die Eingangsrechnungen direkt in ihrer Prüfungsübersicht angezeigt, um den Freigabe-Workflow anzustoßen oder diese direkt zur Zahlung freizugeben. Dank der Durchgängigkeit und prozessorientierter Logik der pds Software wird die Eingangsrechnung mit den Einkaufsvorgängen, wie einer Bestellung, verknüpft. Die Software prüft in dem Zuge automatisch, ob die Summen und Positionen zwischen Bestellung und Eingangsrechnung stimmig sind. Fachabteilungen und prozessbeteiligte Mitarbeiter behalten damit jederzeit den Überblick über die aktuellen Eingangsrechnungen. In einem Erklärvideo hat pds den digitalen Rechnungs-Workflow in der pds Software nochmals ausführlich zusammengefasst.

pds auf der ISH in Frankfurt 2019

Die pds GmbH ist mit ihren Lösungen zur Digitalisierung des Handwerks vom 11. – 15. März 2019 als Aussteller auf der ISH Frankfurt in Halle 5.1 am Stand E58 vertreten

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  • 28.08.2019 - 29.08.2019 Den ganzen Tag

    Besuchen Sie die Topsoft 2019, um agile Business Software für innovative Unternehmen kennenzulernen. Auch Myfactory, der Cloud-Pionier für KMUs, stellt dort Chancen zur Digitalisierung vor. Lesen Sie hier, was das Unternehmen zu bieten hat.

    Digitalisierung: Myfactory auf der Topsoft 2019

    Große Unternehmen sind schon seit Jahren mit dem digitalen Wandel vertraut. Kleine und mittlere Betriebe beginnen oft erst jetzt, sich dem Megatrend zu widmen. Dabei stellen sie sich vor allem eine Frage: “Was bringt mir die Digitalisierung?”. Um diese Frage zu beantworten, braucht es den Blick in die Realität und damit in die Praxis. Die IT-Messe Topsoft ermöglicht 2019 genau das. Wieder als Austeller mit dabei ist Myfactory. Mehr dazu in der beigefügten Medienmitteilung.

    Myfactory, ein führender ERP-Cloud-Hersteller aus der Schweiz, ist auch 2019 auf der Topsoft vertreten. Getreu dem Motto “Digitalisierung. Live. Konkret.” bietet die Schweizer IT-Fachmesse ihren Besuchern mit Workshops, Referaten und IT-Lösungen einen praxisnahen Einblick in den digitalen Wandel. Daran knüpft Myfactory an und zeigt neben Erfolgsgeschichten auch die Module der Cloud ERP Business Software. Mit der Teilnahme will der Cloud-Pionier kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) die Themen Cloud und Digitalisierung näherbringen. Zudem nutzt das Unternehmen die Messe, um potentielle Kunden zu begeistern.

    Das Schweizer Networking-Event startet am Mittwoch, 28. August um 10 Uhr und endet am Donnerstag, 29. August um 16 Uhr. Erstmals findet die Messe in der Umweltarena statt. Myfactory sponsert für die Anfahrt einen Shuttle-Bus von und nach SBB-Bahnhof Killwangen-Spreitenbach. Das Ticket kann über die Myfactory Website kostenlos bezogen werden. Auf der Messe finden Interessierte den Cloud-ERP-Hersteller am Stand 32.

    David Lauchenauer, Geschäftsführer und Gesellschafter der Myfactory Gruppe:

    „Wer Betriebe von der digitalen Transformation überzeugen will, muss sie die digitale Realität live erleben lassen. Genau das macht die Topsoft. Die Schweizer Messe ist für uns ein wichtiges IT-Event, das Digitalisierung und Geschäftsentwicklung in den Fokus rückt. Wir freuen uns auf eine spannende Veranstaltung mit vielen Besuchern, die ihr Business mit agilem Cloud-ERP auf das nächste Level heben wollen.”

    Agile Geschäftsmodelle für KMU

    Myfactory unterstützt kleine und mittlere Unternehmen bei der Umsetzung agiler Geschäftsmodelle. Dazu entwickelt der Cloud-Pionier innovative Funktionen zur Automatisierung von Prozessen, zur Optimierung des Kundenservices und für das mobile Arbeiten. Ziel ist es, die Produktivität zu erhöhen, Kundenbeziehungen zu verbessern und Tätigkeiten flexibler zu gestalten. Mit diesen Weiterentwicklungen begleitet Myfactory Schweizer Betriebe in die Digitalisierung.

    • Automatisierung:
      Immer mehr Unternehmen setzen auf automatisierte Geschäftsprozesse – zum Beispiel im Marketing. Hier unterstützen Chatbots das Supportteam bei der Beantwortung von Fragen. Aber auch als intelligente Suchfunktion innerhalb komplexer Systeme wie dem Enterprise Ressource Planning haben sich die Business-Helfer bewährt. Sie beschleunigen den Workflow und liefern gleichbleibend hohe Qualität.
    • Support:
      Ein Schlüssel zum Erfolg im digitalen Wandel ist der reibungslose Support über alle digitalen Kanäle hinweg. Da die Anfragendichte zunimmt, bietet Myfactory das E-Mail-to-Ticket-System an. Das durchsucht freigegebene Postfächer im E-Mail-Server, erkennt Support-Fälle und wandelt die Mail in ein Ticket um, welches an das entsprechende Team weitergeleitet wird. Auch externe Partner können darauf zugreifen.
    • Mobilität:
      Durch Digitalisierung lassen sich Geschäftsprozesse von jedem Ort zu jeder Zeit be- und verarbeiten. Das bietet Vorteile: Unternehmen brauchen nicht mehr in teure Infrastruktur zu investieren und haben durch die Cloud dennoch uneingeschränkten Zugriff auf Aufträge, Lagerbestände und Kundendaten. Mitarbeiter ziehen einen Nutzen aus der hohen Flexibilität.