Artikel: eRechnungen im Format ZUGFeRD aus dem ERP heraus versenden: Checkliste zur Umstellung aus Sicht von Experten

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Wie wird die eRechnung im Format ZUGFeRD im ERP eingeführt?

Zur Einführung der eRechnung im ZUGFeRD-Format eröffnen sich zwei Möglichkeiten. Die einfachere Variante ist die Integration im bestehenden ERP- oder Buchhaltungssystem. Komplexer ist hingegen die Einführung einer komplett neuen Lösung, was jedoch gerade dann Sinn macht, wenn ohnehin der Wechsel auf eine modernere Software angedacht ist.

Erste Option: Der Wechsel als Chance

Wer ohnehin überlegt, auf ein neues ERP bzw. Buchhaltungssystem umzusteigen, sollte auch gleich die Mit-Einführung der eRechnung angehen. Für die Einführung einer neuen Software empfiehlt sich die Erstellung einer individuellen Checkliste mit den bisherigen beizubehaltenden Funktionalitäten und den gewünschten neuen Funktionalitäten. Dabei sollte man am besten auch die gewünschte eRechnungs-Funktionalität gleich mit berücksichtigen und sich dann ein entsprechendes Angebot einholen. Ausführliche Tipps zur Einführung eines Rechnungswesens finden Sie hier: Die drei wichtigsten Fragen bei der Einführung eines Rechnungswesens.

Zweite Option: eRechnung als Add-on in der bestehenden Software einführen

Comarch hat als deutscher mittelständischer Betrieb die eRechnung über Aufschaltung des Add-ons „Comarch eRechnung“ selbst eingeführt. Somit haben alle Kunden nunmehr die Chance, die eRechnung im ZUGFeRD-Format anstatt als Papierrechnung zu erhalten. Dieses Vorgehen erwies sich auch für die Rechnungsempfänger als vorteilhaft, sie profitieren von weniger Papiersalat und klaren Prozessen. Von den rechtlichen Voraussetzungen her darf jedes Unternehmen auf digitale Rechnung umstellen und seinen Kunden nach einer Information bzw. Aufnahme in die AGB‘s diese elektronische Form zusenden. Comarch hat jedoch den Weg gewählt, aktiv zu fragen und für alle die Kunden auf Versand einer eRechnung umzustellen, die dies wünschen. Das macht es für die Rechnungsempfänger am bequemsten, ein Umstieg ist jederzeit möglich – eine einfache Umstellung in den ERP-Kundenstammdaten genügt vollauf.

Da die Software Comarch ERP in der DACH-Region bereits seit geraumer Zeit im produktiven Einsatz ist, war die Einführung des Add-ons „Comarch eRechnung“ bei den Comarch-Tochterfirmen auch problemlos und mit kurzer Vorlaufzeit zu bewerkstelligen. Hat der betreffende Anbieter wie Comarch die Funktionalitäten von eRechungen im Angebot, kann dieser auf Wunsch des Kunden schnell die entsprechenden Ein- oder Umstellungen vornehmen. Somit genügt in der Regel ein Anruf oder eine E-Mail beim Softwareanbieter, dass die Einführung der eRechnung angedacht wird und schon wird die nächste Rechnung als eRechnung versandt. Die Einführung zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres erschien Comarch dabei am ratsamsten und hat sich auch bewährt. Die technische Umsetzung ist simpel, die Kosten fallen transaktionsbezogen an. Die als eRechnung eingegangenen Rechnungen sind nach ihrer Bearbeitung im Unternehmen in ein GoBD-konformes Archiv zu überführen, welches die Archivierung in Papierform komplett ersetzt. Entsprechende Unterstützung dazu bietet zum Beispiel ein geeignetes elektronisches Archivsystem.

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