Die EAS-MAG-News-Redaktion, unter der Leitung von Matthias Weber, hat mit Gerhard Sommer, Senior Customer Success Manager bei United Planet, ein Interview zum Thema „DMS & ECM“ durchgeführt. Das EAS-Interview liefert spannende Einblicke in die moderne Dokumenten- und Content-Verwaltung.
5 Fragen an United Planet zum Thema DMS & ECM
Auf unsere 5 Fragen zum Thema DMS & ECM gibt uns Gerhard Sommer, Senior Customer Success Manager bei United Planet, Antworten.
1. Welchen Nutzen sehen Sie im Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) bzw. Enterprise-Content-Management (ECM)?
In jedem Unternehmen gibt es eine Flut an Informationen. Diese muss kanalisiert und zielgerichtet an die entsprechenden Mitarbeiter geleitet werden. Das ECM-System unterstützt die Mitarbeiter mit einer effektiven Suche dabei, Inhalte zu finden.
Ein großer Vorteil moderner ECM-Systeme ist, dass sie Schnittstellen zu anderen Systemen wir ERP-, DMS-, CRM-Software bieten. Durch die Anbindung dieser Systeme können auch deren Daten verwendet werden und durch eigene Informationen ergänzt werden. Je einfacher ein ECM diese Daten anbinden kann und je einfacher die Erweiterung um eigene Informationen ist, desto höher ist der Mehrwert für die Anwender. Der größte Nutzen eines ECM liegt darin, dass alle Informationen jederzeit und an jedem Ort verfügbar sind.
2. Wie wichtig sind im Moment Workflows und Compliance-Anforderungen in DMS- und ECM-Projekten?
Gerade wenn es um Workflows geht, müssen Prozesse strikt eingehalten werden. Was auf dem Papier funktioniert, muss in die elektronische Welt übertragen werden. Hierzu müssen Compliance-Anforderungen so abgedeckt werden, dass Prozesse eindeutig und jederzeit nachvollziehbar durchgeführt werden können. Gerade jetzt, in der Zeit der digitalen Transformation, muss die Chance genutzt werden, bestehende Prozesse zu überdenken und an die aktuellen Bedürfnisse anzupassen. Ein reines Abbilden eines noch über klassisches Antragsformular bestehenden Prozesses ist nur aufwändig, bringt aber keinen Mehrwert. Der Mehrwert entsteht dadurch, dass der Prozess im Zuge der Umstellung überdacht und optimiert umgesetzt wird.
3. Welche anderen EDV-Systeme sollten Ihrer Ansicht nach mit der DMS- / ECM-Lösung verbunden sein? Und warum?
Nun, wie bereits schon erwähnt, hat eine ECM-Lösung erst richtig Sinn, wenn auch andere EDV-Systeme angebunden werden können. Die einfachste Disziplin ist das Darstellen von Inhalten aus fremden Systemen. Die Königsdisziplin ist auch das Zurückschreiben von Daten in das Fremdsystem.
Häufig angefragte Systeme sind ERP-, DMS- und CRM-Software. Die Hersteller können ganz unterschiedliche sein, die Kundenanforderungen sind aber immer die gleichen: Daten aus diesen Systemen sollen im ECM-Portal auffindbar sein. Über die Suche sollen auch diese Daten gefunden werden. Über einfache Anpassungen können diese Daten angereichert werden. Eine oft genannte Anforderung: Die Kundenadressen aus der ERP-Software sollen im ECM mit weiteren Informationen wie z.B. Dokumenten oder To-Dos ergänzt werden. Man muss dazu nicht immer in neue Softwareprodukte investieren, sondern kann das Vorhandene nutzen und ergänzen.
Ist ein klassisches DMS-System bereits vorhanden können über die ECM-Lösung ERP und DMS verbunden werden. Das ECM dient in diesem Fall als Middleware.
4. Auf was sollte man Ihrer Meinung nach bei der DMS- / ECM-Lösung achten?
Sie muss einfach bedienbar sein und sollte keine großen Hardwareansprüche stellen. Ein gutes ECM muss alle benötigten Module mitbringen. Es muss Funktionalitäten wie die Anbindung bestehender LDAP-Systeme mitbringen. Die Integration muss einfach und am besten über Assistenten zu bewerkstelligen sein. Ein grafischer Prozessmanager unterstützt die Orchestrierung der Workflows. Das Layout kann individuell ohne viel Aufwand an das Firmen-CI angepasst werden. Applikationen können grafisch per Drag & Drop erstellt werden, ohne dass Datenbankkenntnisse zwingend notwendig sind. Des Weiteren muss das System Funktionen für die Darstellung von Inhalten, eine intelligente Suche und diverse smarte Filter anbieten um die Applikationsentwicklung professionell und dennoch einfach zu gestalten.
5. In welchen Schritten würden Sie eine DMS- / ECM-Lösung in einem Unternehmen einführen?
Bevor die Einführung einer neuen ECM-Lösung erfolgt, müssen im Vorfeld die genauen Anforderungen definiert werden. Hier besteht i.d.R. die größte Hürde, da am Anfang grobe Ideen zwar vorhanden sind, am Ende der Reise die Anforderungen sehr oft andere sind. Ein idealer Ablauf kann wie folgt aussehen:
- Klare Definition der Anforderungen. Die Abteilungen fragen, was, warum, weshalb verbessert werden kann
- Projektteam definieren
- Software evaluieren und entscheiden
- Pilotphase starten mit erster Umsetzung
- Power-User definieren und in das Projekt einbinden
- Testen, korrigieren und optimieren
- Nach Freigabe mit Teilbereichen starten. Wichtig ist dabei, dass die Mitarbeiter mitziehen und nicht vom neuen System überfordert werden
- Weitere Aspekte sukzessive hinzufügen
Bei der Einführung einer ECM-Lösung spielt vor allem die interne Kommunikation eine Rolle. Die Mitarbeiter können z.B. über die Mitarbeiterzeitschrift schon in einem frühen Stadium darauf aufmerksam gemacht werden, dass ein neues System eingeführt wird. Das Projektteam kann über die Fortschritte berichten etc. Idealerweise freuen sich die Mitarbeiter und können es kaum erwarten, mit dem neuen System zu arbeiten.
Interviewpartner: Gerhard Sommer, Senior Customer Success Manager bei United Planet.
