Außendienstplanung mit Unternehmenssoftware

Gute Vertriebsmitarbeiter im Feld sind der Schlüsselfaktor für erfolgreichen Vertrieb.

Außendienstplanung mit Unternehmenssoftware

Mittelständische und Großunternehmen setzen Außendienstmitarbeiter (ADM) bewusst ein, um eine persönliche Kundenbeziehung aufzubauen und ihre Firma vor Ort gewinnbringend zu repräsentieren. Jedoch sind die Kosten dieser Vertriebsart nicht zu unterschätzen. Zu ihnen gehören beispielsweise

  • das Fahrzeug,
  • die Lohnkosten, aber auch
  • das Diensthandy.

Um allerdings neue Kunden zu gewinnen, kommt es vor allem auf die effiziente Planung des fahrenden Personals an. Die Grundlage dafür bieten wiederum die Daten, die im Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System gesammelt werden.

Im Verlauf der Geschäftsprozessoptimierung sollen durch effizientere Planung die Kosten gesenkt und die Umsätze gesteigert werden. Zu Beginn macht es Sinn, den IST-Zustand zu dokumentieren. Hierzu sind eine Kostenkalkulation und eine Umsatzermittlung Voraussetzung.

Was kostet ein Außendienst-Mitarbeiter pro Monat?

Diese Frage stellen sich viele Unternehmen. Die nachfolgende Liste gibt Ihnen verschiedene Anregungen, welche Kosten in der Berechnung betrachtet werden müssen:

Einmalige Kosten für

  • Fahrzeug
  • Notebook / Tablet
  • Mobiltelefon

Laufende Kosten für

  • Fahrzeug (Kraftstoff, Reparatur, Steuer, Versicherung, Wartung, …)
  • Mitarbeiter (Gehalt inkl. Nebenkosten, Provision, Spesen, …)
  • Administration (Lohnabrechnung, Buchhaltung, …)
  • Ausbildung (Einführung, Weiterbildung, Produktschulungen, …)
  • Vertriebsmaterial (Broschüren, Produktunterlagen, Muster, …)
  • Außendienstplanung (Innendienst, Software, Controlling, …)

Je genauer Sie die Kosten einer Tätigkeit zuordnen können, desto aussagekräftiger wird Ihre Berechnung. Ein Beispiel dafür sind die Beschäftigungskosten für eine Innendienstkraft, die gleichzeitig mehrere ADMs betreut. Bei der Berechnung der einzelnen Ausgaben unterstützt das ERP-System. Damit können Sie Mitarbeitern nicht nur Stundensätze zuzuordnen, sondern auch Tätigkeiten erfassen.

Sind diese Kosten ermittelt, sollten Sie die Einnahmen dokumentieren. Denn Ihr Außendienst bringt auch Aufträge ins Haus und ist daher nicht als reiner Kostenfaktor zu sehen. Die Umsätze, die ein ADM einfährt, können Sie ebenfalls aus einem ERP-System ermitteln.

Vorsicht: Außendienst-Mitarbeiter wechseln, Ihr Kunde aber bleibt. Es ist daher zu raten, beim Auftragseingang die Bearbeiterdaten pro Auftrag abzulegen. So können Sie historisch korrekt auswerten. Umsätze des Außendienst-Vorgängers werden somit nicht dem aktuellen Kunden-Betreuer zugerechnet.

Wir haben nun die Kosten und Umsätze dokumentiert. Im nächsten Beitrag ermitteln wir die Leistungskennzahlen und können so fundiert entscheiden, welche Kunden, wann besucht werden sollen.

Matthias Weber

Matthias Weber ist ERP-Experte mit langjähriger Berufserfahrung. Seit über 14 Jahren bin ich in der ERP-Branche tätig und betreue ERP-Projekt von Anfang an. Marketing, Vertrieb, Beratung & Consulting und Software-Entwicklung von kaufmännischer Software gehört zu meinem Tagesgeschäft - ich spreche aus Erfahrung. Sie erreichen mich unter matthias.weber[[at]]erp-hero.de oder können weitere Beiträge von mir auf Computerwoche.de lesen.